Text-to-Order (T2O): l’automazione intelligente per la gestione degli ordini su Rewix

Nel contesto dell'e-commerce B2B moderno, la gestione degli ordini rappresenta spesso una sfida complessa a causa della natura destrutturata delle richieste dei clienti, provenienti da molteplici canali e in formati non standardizzati. La funzione T2O (Text-to-Order), integrata nativamente nella piattaforma Rewix eCommerce, mira a risolvere queste problematiche attraverso l'uso di tecnologie avanzate di intelligenza artificiale (AI) e modelli di linguaggio di grandi dimensioni (LLM). Questo documento illustra il funzionamento dettagliato della soluzione, i vantaggi competitivi e i benefici attesi dall’adozione di questa innovazione.

Panoramica della funzione T2O

T2O (Text-to-Order) è una funzionalità avanzata di automazione che consente di convertire messaggi destrutturati contenenti richieste d'ordine, provenienti da diversi canali (e-mail, WhatsApp, fax, documenti PDF, immagini e persino messaggi vocali), in ordini strutturati all’interno del sistema gestionale di Rewix.
Grazie all’utilizzo combinato di tecnologie come il RAG (Retrieval-Augmented Generation), il riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) e il speech-to-text, T2O è in grado di processare input complessi, identificare i dati chiave relativi al cliente e ai prodotti richiesti, e creare automaticamente un ordine valido e privo di errori.

Come funziona T2O: Il processo in 5 fasi

1. Acquisizione multi-canale:

T2O riceve input provenienti da molteplici fonti e formati, tra cui:

• E-mail: Testo nel corpo del messaggio o in allegati PDF.
• Messaggi WhatsApp: Testo e immagini.
• Documenti fax o cartacei: Digitalizzati tramite scanner e riconosciuti grazie a OCR.
• Messaggi vocali: Convertiti in testo mediante tecnologie di speech-to-text.

2. Pre-elaborazione e analisi del contenuto:

Una volta acquisito l'input, il sistema analizza il contenuto utilizzando tecniche di Natural Language Processing (NLP) per comprendere il contesto e identificare le informazioni chiave come:

• Dati del cliente (nome, codice cliente, indirizzo, ecc.)
• Prodotti richiesti e quantità.
• Condizioni specifiche dell’ordine (es. prezzi personalizzati o promozioni).

3. Identificazione del cliente e verifica dei dati:

Attraverso l'integrazione con il database clienti di Rewix, T2O identifica in modo preciso il cliente, verificando eventuali dettagli mancanti o ambigui e applicando i listini prezzi specifici associati.

4. Associazione delle SKU e validazione:

Il sistema associa le descrizioni dei prodotti alle corrispondenti SKU presenti nel database prodotti, anche in presenza di abbreviazioni o descrizioni non standardizzate. In caso di ambiguità, l’AI suggerisce possibili corrispondenze, riducendo la necessità di intervento umano.

5. Generazione automatica dell’ordine:

Una volta completata l’analisi e la verifica, il sistema genera automaticamente un ordine strutturato, pronto per l’elaborazione nel sistema gestionale di Rewix. Se necessario, l’ordine può essere sottoposto a revisione manuale prima della conferma definitiva.

3. Tecnologie chiave alla base di T2O

• Large Language Models (LLM): Utilizzati per interpretare e comprendere richieste complesse, anche quando formulate in linguaggio naturale non standard.
• RAG (Retrieval-Augmented Generation): Consente al sistema di recuperare informazioni contestuali in tempo reale dai database prodotti e listini.
• OCR avanzato: Per estrarre dati testuali da immagini, PDF e documenti scannerizzati.
• Speech-to-text: Per convertire messaggi vocali in testo strutturato e interpretabile.
• Integrazione API Rewix: Assicura un flusso continuo e senza interruzioni tra la funzione T2O e i moduli di gestione ordini, CRM e inventario.

Vantaggi dell’adozione di T2O

1. Efficienza operativa migliorata

T2O riduce drasticamente i tempi di inserimento manuale degli ordini, consentendo agli operatori di concentrarsi su attività a maggior valore aggiunto. Gli ordini vengono generati in pochi secondi, indipendentemente dal formato del messaggio ricevuto.

2. Eliminazione degli errori manuali

Grazie all’automazione e ai controlli incrociati con il database prodotti e i listini, T2O minimizza gli errori legati all’interpretazione manuale delle richieste, migliorando la precisione degli ordini.

3. Supporto multi-canale senza interruzioni

Indipendentemente dal canale utilizzato dal cliente (e-mail, WhatsApp, fax, ecc.), T2O offre una gestione fluida e centralizzata delle richieste, adattandosi alle preferenze di comunicazione del cliente.

4. Scalabilità e adattabilità

La funzione è progettata per supportare volumi crescenti di ordini senza compromettere le prestazioni. Man mano che il business cresce, T2O si adatta facilmente, rendendolo ideale per aziende in rapida espansione.

5. Apprendimento continuo (self-learning)

Grazie all’intelligenza artificiale, T2O migliora continuamente la sua capacità di comprendere descrizioni complesse o ambigue, riducendo progressivamente la necessità di intervento umano.

Benefici attesi dall’implementazione di T2O

• Aumento della produttività: Gli operatori possono gestire un numero maggiore di ordini con lo stesso livello di risorse.
• Miglioramento dell’esperienza cliente: Tempi di risposta più rapidi e riduzione degli errori contribuiscono a una maggiore soddisfazione del cliente.
• Riduzione dei costi operativi: L’automazione diminuisce i costi associati all’inserimento manuale degli ordini e alla gestione degli errori.
• Maggiore competitività: L’adozione di soluzioni innovative come T2O permette alle aziende di distinguersi in un mercato altamente competitivo.

Per una gestione efficace degli ordini

La funzione T2O di Rewix rappresenta una soluzione all’avanguardia per la gestione degli ordini in ambienti B2B complessi. Attraverso l’automazione intelligente, le aziende possono migliorare drasticamente l’efficienza operativa, ridurre i costi e garantire un’esperienza cliente di alto livello. Grazie all’integrazione con tecnologie di AI e modelli di linguaggio avanzati, T2O è destinato a diventare uno strumento indispensabile per le aziende che puntano sull’innovazione.

Per scoprire come T2O può trasformare il tuo processo di gestione degli ordini, contatta il team Rewix o partecipa al prossimo webinar dedicato alla funzione.